La gestione del panel è affidata a gfs-befragungsdienst, una filiale congiunta di gfs.bern e gfs-zürich. La soluzione del panel è fornita da NEBU, da cui è anche gestita.
Partecipando ai sondaggi, i partecipanti accumulano punti. Il numero di punti assegnati per la partecipazione a un sondaggio dipende principalmente dalla durata del sondaggio stesso. 1 punto corrisponde a CHF 0.01. Il saldo accumulato può essere trasferito su un conto corrente non appena viene raggiunto un importo minimo (1’500 punti = CHF 15). In alternativa è possibile riscuotere il saldo sotto forma di buono o donarlo a un’organizzazione di pubblica utilità fra quelle selezionabili.
I partecipanti devono registrarsi con un indirizzo e-mail valido.
Ai partecipanti viene richiesto innanzitutto di compilare un questionario con domande socio-demografiche ed economiche. Le informazioni relative a lingua di contatto, sesso e data di nascita sono necessarie per un invito mirato dei partecipanti ai sondaggi in cui rientrano nel gruppo target. Tutte le altre informazioni socio-demografiche ed economiche sono opzionali, ma aumentano la probabilità di essere invitati a un sondaggio specifico.
I partecipanti sono fondamentalmente liberi di decidere a quali sondaggi partecipare e quali informazioni fornire in questo contesto. Le domande variano da un sondaggio all’altro. All’interno di un sondaggio alcune informazioni possono essere contrassegnate come obbligatorie affinché la compilazione del sondaggio risulti completa. In tutti i casi la partecipazione al sondaggio rimane comunque volontaria.
In linea generale non è necessario indicare il nome e l’indirizzo postale. In casi eccezionali, per partecipare al sondaggio può essere necessario indicare il nome e l’indirizzo (ad es. in caso di spedizione postale). I partecipanti possono decidere di volta in volta se desiderano partecipare oppure no. Tali informazioni saranno utilizzate solo per lo scopo designato e saranno cancellate entro 6 mesi dal completamento dello studio.
Qualora i partecipanti desiderino riscuotere il credito risparmiato, dovranno fornire dei dati bancari validi. I dati bancari saranno conservati fino all’esecuzione del pagamento e successivamente cancellati, fatto salvo l’obbligo di archiviazione dei conti. Se si desidera riscuotere il pagamento in un secondo momento, i dati del conto dovranno essere nuovamente forniti.
In linea di principio, tutti i collaboratori delle società partecipanti hanno accesso ai dati sensibili solo se necessari per l’espletamento delle rispettive funzioni.
Tutti i collaboratori interessati garantiscono la protezione e la sicurezza dei dati in conformità con la Legge sulla protezione dei dati e altri regolamenti rilevanti in materia di sicurezza dei dati (art. 28 CC, art. 328b CO, art. 26 LL e LStat). Ciò è garantito da un corrispondente vincolo normativo in materia di lavoro mediante un contratto di lavoro e da accordi scritti tra le singole aziende.
I dati sono salvati sul server di NEBU nel centro di calcolo Intermax nei Paesi Bassi. Il centro di calcolo è certificato ISO27001 e soddisfa tutte le misure di sicurezza previste dalla certificazione (controllo biometrico degli accessi alle porte principali e all’ingresso del centro di calcolo, identificazione presso il personale in loco, videosorveglianza all’interno e all’esterno del centro di calcolo). Il server corrispondente è protetto da login e password; l’accesso è consentito esclusivamente ai project manager responsabili e designati del gfs-befragungsdienst, all’amministratore delegato del gfs-befragungsdienst e (solo per scopi di supporto) agli amministratori responsabili presso NEBU. NEBU garantisce sia la protezione sia la sicurezza dei dati per mezzo di un SLA contrattuale nei confronti del gfs-befragungsdienst e internamente per mezzo di accordi contrattuali di lavoro
Per ciascun sondaggio gli intervistati vengono reindirizzati direttamente al server NEBU e si collegano tramite una connessione HTTPS. Al termine del sondaggio, tutti i dati relativi al sondaggio vengono trasferiti sul server dati del gfs-befragungsdienst. Il server dati è ubicato in un centro di calcolo svizzero ed è collegato direttamente alle postazioni di lavoro del gfs-befragungsdienst tramite il software per terminali Citrix. Tutti i collaboratori si collegano al server dati mediante un profilo Citrix dedicato e personalizzato. L’accesso al server dati è riservato esclusivamente ai dipendenti designati del backoffice del gfs-befragungsdienst..
Sul server dati del gfs-befragungsdienst si trovano esclusivamente i dati anonimizzati relativi al sondaggio. La precedente anonimizzazione avviene direttamente in un ambiente terminale sul server NEBU. Successivamente, i dati anonimizzati relativi al sondaggio vengono trasferiti direttamente al server dati del gfs-befragungsdienst tramite una connessione terminale criptata SSL.
Il centro dati utilizzato dal gfs-befragungsdienst per il server dati (con sede in Svizzera) è protetto da porte dotate di protezione per l’accesso con particolari requisiti di sicurezza tipici dei centri dati, come la videosorveglianza permanente e un sistema di autenticazione numerica.
Generalmente i dati raccolti nei sondaggi online vengono trasferiti da gfs-befragungsdienst a gfs.bern o gfs-zürich solo in versione anonimizzata. La trasmissione personalizzata in singoli casi avviene solo previo consenso esplicito dell’utente. Questo può essere il caso, ad esempio, se dal panel si cercano soggetti per i focus group e il consenso per partecipare agli stessi è stato fornito dall’utente. Un record di dati è anonimo se non contiene variabili identificative e i singoli casi non sono più attribuibili a una persona concreta. Le variabili identificative comprendono il nome, l’indirizzo postale, l’indirizzo e-mail, la data di nascita o simili.
I centri dati (con sede in Svizzera) utilizzati da gfs.bern e gfs-zürich sono protetti da porte dotate di protezione per l’accesso con particolari requisiti di sicurezza tipici dei centri dati, come la videosorveglianza permanente e un sistema di autenticazione biometrica. Tutti i rack utilizzati sono inoltre protetti da una chiave. L’accesso al centro dati è consentito solo alle persone designate e registrate in loco. La registrazione avviene una tantum tramite foto e documento di legittimazione e il controllo all’ingresso viene effettuato sulla base di questi documenti. Da parte del provider remoto, solo i collaboratori specificamente selezionati hanno accesso ai centri dati. Tutti i collaboratori con diritto di accesso hanno sottoscritto un accordo di riservatezza completo.
Per la connessione al centro dati remoto, gfs.bern e gfs-zürich utilizzano una connessione VPN IPSec con i protocolli ESP, AES 256 e SHA256. Per l’accesso esterno tramite il sito web, viene rilasciato un certificato SSL con TLS 1.2 e SHA 256 con RSA 2048 bit. gfs-befragungsdienst AG utilizza una connessione criptata AES256 per collegarsi al centro di calcolo.
Sia le strutture nazionali che le infrastrutture utilizzate nei Paesi Bassi ai sensi dell’art. 6 cpv. 1 LPD e dell’elenco dei Paesi sicuri dell’IFPDT sono soggette per legge alla legislazione federale sulla protezione dei dati.
Quasi tutte le informazioni vengono registrate dai partecipanti stessi. Le informazioni vengono modificate dal gestore solo in caso di segnalazione di dati errati. I partecipanti hanno il diritto di rettificare le informazioni errate segnalandole al gestore.
I partecipanti possono richiedere in qualsiasi momento chiarimenti in merito ai dati disponibili e trattati in forma non anonima.
I clienti finali di gfs.bern e gfs-zürich ricevono solitamente un rapporto in cui sono riprodotti in forma sintetica i risultati di tutti i partecipanti al sondaggio. Il record di dati (anonimizzato) rimane a disposizione di gfs.bern.
Nei cosiddetti ordini di campo, gfs.bern o gfs-zürich inviano il record di dati anonimizzato ai clienti finali, che si impegnano a non fare alcun tentativo volto ad annullare l’anonimizzazione. Lo stesso vale anche per soggetti terzi a cui il cliente finale concede l’accesso al record di dati.
Nei cosiddetti studi «sample only», i partecipanti vengono trasferiti alla pagina di un altro istituto d’indagine dove possono completare i sondaggi in forma anonima. Quando vengono trasferiti alla pagina di un altro istituto d’indagine, i partecipanti vengono informati in merito. L’istituto d’indagine in questione non ha alcun accesso a variabili identificative archiviate presso Polittrends. Al termine di un sondaggio di questo tipo, i partecipanti vengono trasferiti nuovamente su Polittrends per consentire l’aggiornamento del credito.
I partecipanti sono liberi di uscire dal panel in qualsiasi momento. I dati associati all’account saranno cancellati entro 2 settimane lavorative. Non cancellabili sono i dati anonimizzati, dal momento che non possono più essere associati ad alcun account.
Se un account non viene più utilizzato nell’arco di due anni, sarà automaticamente cancellato insieme ai dati ad esso associati.
Se un account viene cancellato, il saldo maturato può essere versato sul conto a condizione che l’importo minimo sia stato raggiunto. I saldi residui non versati saranno donati a un’organizzazione di pubblica utilità che sarà scelta dal gestore.